Privacy Policy & Cookie Policy – WEDA Events

Privacy Policy & Cookie Policy – WEDA Events

Who we are (Data Controller)

WEDA GLOBAL DEV SRL (“WEDA”, “we”, “us”) is the data controller for personal data processed through our website and app.

  • Company name: WEDA GLOBAL DEV SRL
  • Company ID (CUI): 52558353
  • European Unique Identifier (EUID): ROONRC.J2025072501008
  • Registered office: Romania, Bucharest, Drumul Dealu Crisului nr.40-42 ap.2
  • Outsourced database notice: user account data is stored in our system at wedaevents.com (separate SQL database operated for the mobile/PWA app).
  • Contact: contact@wedaevents.com  |  Privacy: privacy@wedaevents.com
  • Version: 2.0  |  Last updated: 28 August 2026

Where we store data & outsourced processing

We store data securely within the EU with regular backups. User account data is stored on our WordPress system hosted at wedaevents.com, representing a separate SQL database used as an outsourced server for the mobile/PWA application. Transport is encrypted (HTTPS), access is least-privilege, and credentials are secured.

Lawful bases for processing (GDPR Art. 6)

  • Contract (Art. 6(1)(b)) – to provide your account, authentication (JWT), features, profile, preferences.
  • Legitimate interests (Art. 6(1)(f)) – security, analytics, fraud/spam prevention, crash reporting.
  • Consent (Art. 6(1)(a)) – for marketing, notifications. You may withdraw consent anytime.
  • Legal obligations (Art. 6(1)(c)) – compliance with law or requests from authorities.

This privacy policy describes how WEDA Events collects, uses and discloses your personal information and data when you use our services through our websites (https://wedaevents.com) and/or mobile/PWA application (app.wedaevents.com).

What kind of data is collected?

WEDA Events collects the following categories of data and information:

  • Personal identification information (name, username, email address, password – hashed, phone number if provided)
  • Profile data (roles, membership status, favorites, checklists, saved preferences)
  • Profile picture or other images uploaded by the user
  • Geolocation data (manual city/country input or GPS if allowed)
  • Content you submit voluntarily (reviews, comments, uploaded media)
  • Device information (device model, OS version, language – anonymous)
  • IP address, browser type, session cookies, crash reports

How is the data collected?

You provide most of the data directly when:

  • You register an account or log in through our application (JWT authentication)
  • You update your profile or upload an avatar
  • You interact with features such as favorites, checklists, coupon redemptions, or event participation
  • You allow access to location services to see nearby events and venues

We also collect technical data automatically through analytics and monitoring tools:

  • Firebase (push notifications, crashlytics)
  • Google Analytics & Google Tag Manager
  • Facebook Pixel / App Events (for insights and retargeting)

How will we use your data?

WEDA Events collects your data so that we can:

  • Provide access to your account and secure login via JWT
  • Personalize your experience (favorites, checklists, saved preferences)
  • Display and manage your profile information
  • Show events and locations based on your selected city or geolocation
  • Send notifications (only if opted in by user)
  • Prevent fraud, spam, and abuse of our services
  • Improve performance via analytics & crash reporting

We may share your data with trusted partners only when strictly necessary:

  • Event organizers and venue partners (when you interact with their content, redeem coupons, or buy a ticket to their event — see “Ticket purchases through the marketplace” below)
  • Payment processors — Netopia Payments and Stripe Payments Europe, Ltd. (if you purchase services, content, or tickets)
  • Third-party analytics/crash reporting providers (Firebase, Google Analytics, Facebook)

Two payment processors are used, for two different types of transaction:

  • Netopia Payments — for WEDA’s own sales (memberships, Premium plans, and any products sold by WEDA in its own name), processed on our website through the secure WooCommerce checkout (see Netopia Privacy Policy).
  • Stripe Payments Europe, Ltd. — for tickets bought through the marketplace, where the seller is the event organizer (see Stripe Privacy Policy).

WEDA Events does not collect or store any credit card or banking information. All financial data is handled directly by these processors, under their own privacy and security policies.

How is the data stored?

Your data is securely stored on servers located within the EU; backups are regularly taken by our hosting provider.

We retain your account data as long as your account is active. If you request deletion, your personal data will be permanently erased within 30 days, unless laws require longer retention (e.g. for accounting or legal claims).

Third-party data processors

We use the following third-party services to operate parts of our system securely:

  • Google Firebase (notifications, crashlytics)
  • Google Analytics (statistics and usage)
  • Facebook (App Events / Pixel for insights & ads)
  • Netopia Payments – secure online payment processor for WooCommerce transactions (WEDA’s own sales)
  • Stripe Payments Europe, Ltd. – payment processing and payouts for marketplace ticket sales

Ticket purchases through the marketplace

When you buy a ticket to an event listed by a third-party organizer, the seller is that organizer, not WEDA — see Article 6 of our Terms and Conditions. This affects how your data is processed.

What we process, and on what basis

  • Order and ticket data (name, e-mail, phone if provided, event, ticket type, price, order and ticket identifiers, access code, scan status and time of admission) — legal basis: performance of a contract, Art. 6(1)(b) GDPR, for issuing and validating the ticket.
  • Payment data — processed exclusively by Stripe. We receive only the transaction reference, its status, the amount, the currency, and the card brand and last four digits. We never receive or store the full card number.
  • Fraud and dispute data (IP address, device information, chargeback and refund records) — legal basis: legitimate interests, Art. 6(1)(f) GDPR, in preventing fraud and handling payment disputes.
  • Accounting and tax records — legal basis: legal obligation, Art. 6(1)(c) GDPR.

The organizer is a separate, independent controller

So that the organizer can run its event, we make available to it the data necessary for that purpose — typically your name, e-mail address, ticket type, and access status. From the moment it receives that data, the organizer acts as an independent controller, not as our processor, and is responsible for its own processing under the GDPR. The organizer is contractually required to provide you with its own privacy notice under Articles 13-14 GDPR and to indicate contact details for exercising your rights.

The organizer is contractually prohibited from using your data for its own marketing without a distinct legal basis, such as your separate consent. To exercise a right in relation to data held by the organizer, address the organizer directly; on request, we will provide you with its identification and contact details.

Stripe

Payments for marketplace tickets are processed by Stripe Payments Europe, Ltd. under the “direct charges” model, meaning the transaction takes place on the organizer’s own Stripe account and the ticket price does not transit WEDA’s accounts. Stripe acts as an independent controller for its own fraud-prevention and regulatory purposes, and as a processor for the technical handling of the transaction.

Reporting to the tax authority (DAC7)

As the operator of a digital platform, we are required to report to the Romanian tax authority (ANAF) identification and income data concerning the organizers who sell through the platform, under Council Directive (EU) 2021/514 (DAC7) as transposed into Romanian law. This obligation concerns organizers, not buyers. Legal basis: legal obligation, Art. 6(1)(c) GDPR.

How long we keep this data

  • Order, ticket, and accounting records: 10 years from the end of the financial year, under Accounting Law no. 82/1991.
  • Access and scan logs: up to 12 months after the event, for dispute handling.
  • Proof of acceptance of terms — the version and cryptographic fingerprint of the documents you accepted at checkout: for the same period as the order to which it relates.
  • Fraud and chargeback records: up to 3 years from the transaction.

Marketing

We may send marketing communications only if you explicitly opt in (e.g., newsletters, special offers). Partners may include:

  • Dance event organizers and festivals associated with WEDA Events
  • Venues, promoters, or brands collaborating with WEDA Events

You can withdraw consent at any time via the app settings or contacting us.

Data protection rights

Under GDPR, you have these rights:

  • Right to access – request a copy of your data
  • Right to rectification – correct inaccurate or incomplete data
  • Right to erasure – request deletion (“right to be forgotten”)
  • Right to restrict processing – limit how we use your data
  • Right to object – object to certain processing (including marketing)
  • Right to data portability – request your data in machine-readable form

You can exercise these rights by emailing: privacy@wedaevents.com. We respond within 30 days.

Privacy policies of other websites / external links

The application may include links to third-party sites (venue pages, organizers, partners). This policy applies only to WEDA Events. Review privacy policies of those external sites separately.

Changes to our Privacy & Cookie policy

We may update this policy periodically. Changes will be posted with new “Last updated” date. Users may be notified in-app or via email.

Contacting us

If you have any questions or requests regarding your data or this policy, contact us at: privacy@wedaevents.com

Contacting the supervisory authority

If dissatisfied with how we handle your data, you may contact the Romanian Data Protection Authority (ANSPDCP):

www.dataprotection.ro, Bd. General Gheorghe Magheru 28–30, Sector 1, Bucharest, Romania.

Cookie & Tracking Policy

When you visit WEDA Events, we may send cookies or similar tracking technologies to your device. Cookies help us maintain user sessions, preferences, analytics, and (if opted in) advertising tracking.

A cookie is a small file stored on your browser/device. They can be session (deleted when you close the session) or persistent (remain until expiration or deletion).

Types of cookies & tracking used

  • Strictly necessary cookies: required for login, session management, security (e.g. JWT, authentication).
  • Performance / analytics cookies: e.g. Google Analytics to measure use, app flow, retention, etc.
  • Functionality cookies: preferences like selected city, language, membership settings.
  • Advertising / tracking cookies: Facebook Pixel, retargeting, ad personalization.

Third-party cookies / services

Cookie preferences & management

You may manage cookies or disable them via your browser settings or device preferences. Disabling certain cookies may affect app or site functionality.

For mobile devices:

  • iOS: enable “Limit Ad Tracking” in settings
  • Android: enable “Opt out of Ads Personalization” in Google settings

You can also visit optout.aboutads.info for cross-service ad personalization control.

Updates

WEDA GLOBAL DEV SRL reserves the right to modify and update the content of its website at any time, without prior notice. Users are therefore advised to periodically review the applicable terms and conditions published on wedaevents.com to stay informed about any changes.

Politica de Confidențialitate & Politica de Cookie-uri – WEDA Events

Cine suntem (Operator de date)

WEDA GLOBAL DEV SRL („WEDA”, „noi”) este operatorul de date pentru datele cu caracter personal prelucrate prin site-ul și aplicația noastră.

  • Denumirea companiei: WEDA GLOBAL DEV SRL
  • CUI: 52558353
  • Identificator Unic European (EUID): ROONRC.J2025072501008
  • Sediu social: România, București, Drumul Dealu Crișului nr. 40–42, ap. 2
  • Notă privind baza de date externalizată: datele de cont ale utilizatorilor sunt stocate în sistemul nostru la wedaevents.com (bază de date SQL separată, operată pentru aplicația mobilă/PWA).
  • Contact: contact@wedaevents.com  |  Confidențialitate: privacy@wedaevents.com
  • Versiune: 2.0  |  Ultima actualizare: 28 august 2026

Unde stocăm datele & prelucrare externalizată

Stocăm datele în siguranță în UE, cu copii de siguranță regulate. Datele de cont ale utilizatorilor sunt păstrate în sistemul nostru WordPress găzduit la wedaevents.com, reprezentând o bază de date SQL separată utilizată ca server externalizat pentru aplicația mobilă/PWA. Transportul este criptat (HTTPS), accesul este acordat pe principiul „celui mai mic privilegiu”, iar acreditările sunt securizate.

Temeiuri legale pentru prelucrare (GDPR art. 6)

  • Contract (art. 6(1)(b)) – pentru a furniza contul tău, autentificare (JWT), funcționalități, profil, preferințe.
  • Interese legitime (art. 6(1)(f)) – securitate, analitice, prevenirea fraudelor/spamului, raportare de erori.
  • Consimțământ (art. 6(1)(a)) – pentru marketing, notificări. Îți poți retrage consimțământul oricând.
  • Obligații legale (art. 6(1)(c)) – conformitate cu legea sau solicitări ale autorităților.

Această politică de confidențialitate descrie modul în care WEDA Events colectează, folosește și dezvăluie informațiile și datele tale personale atunci când utilizezi serviciile noastre prin site-urile (https://wedaevents.com) și/sau aplicația mobilă/PWA (app.wedaevents.com).

Ce tipuri de date sunt colectate?

WEDA Events colectează următoarele categorii de date și informații:

  • Informații de identificare personală (nume, username, adresă de e-mail, parolă – hash-uită, număr de telefon dacă este furnizat)
  • Date de profil (roluri, statut de membership, favorite, checklist-uri, preferințe salvate)
  • Poză de profil sau alte imagini încărcate de utilizator
  • Date de geolocalizare (oraș/țară introduse manual sau GPS dacă este permis)
  • Conținut furnizat voluntar (recenzii, comentarii, media încărcată)
  • Informații despre dispozitiv (model dispozitiv, versiune OS, limbă – anonime)
  • Adresă IP, tip browser, cookie-uri de sesiune, rapoarte de erori (crash)

Cum sunt colectate datele?

Furnizezi direct majoritatea datelor atunci când:

  • Îți creezi un cont sau te autentifici în aplicația noastră (autentificare JWT)
  • Îți actualizezi profilul sau încarci un avatar
  • Interacționezi cu funcții precum favorite, checklist-uri, folosirea cupoanelor sau participarea la evenimente
  • Acordezi acces la servicii de localizare pentru a vedea evenimente și locații din apropiere

Colectăm, de asemenea, automat date tehnice prin instrumente de analiză și monitorizare:

  • Firebase (notificări push, crashlytics)
  • Google Analytics & Google Tag Manager
  • Facebook Pixel / App Events (pentru insight-uri și retargeting)

Cum vom folosi datele tale?

WEDA Events îți colectează datele pentru a putea:

  • Oferi acces la cont și autentificare sigură prin JWT
  • Personaliza experiența (favorite, checklist-uri, preferințe salvate)
  • Afișa și gestiona informațiile profilului tău
  • Afișa evenimente și locații pe baza orașului selectat sau a geolocalizării
  • Trimite notificări (numai dacă ai optat pentru acestea)
  • Preveni frauda, spamul și abuzul serviciilor
  • Îmbunătăți performanța prin analitice și raportare de erori

Putem partaja datele tale cu parteneri de încredere numai atunci când este strict necesar:

  • Organizatori de evenimente și parteneri (când interacționezi cu conținutul lor, folosești cupoane sau cumperi un bilet la evenimentul lor — vezi „Achiziția de bilete prin marketplace”, mai jos)
  • Procesatori de plăți — Netopia Payments și Stripe Payments Europe, Ltd. (dacă achiziționezi servicii, conținut sau bilete)
  • Furnizori terți de analitice/raportare de erori (Firebase, Google Analytics, Facebook)

Sunt folosiți doi procesatori de plăți, pentru două tipuri diferite de tranzacții:

  • Netopia Payments — pentru vânzările proprii WEDA (abonamente, planuri Premium și orice produse comercializate de WEDA în nume propriu), procesate pe site-ul nostru prin checkout-ul WooCommerce securizat (vezi Politica de Confidențialitate Netopia).
  • Stripe Payments Europe, Ltd. — pentru biletele cumpărate prin marketplace, unde vânzătorul este organizatorul evenimentului (vezi Politica de Confidențialitate Stripe).

WEDA Events nu colectează și nu stochează datele cardului sau informații bancare. Toate datele financiare sunt gestionate direct de acești procesatori, conform propriilor politici de confidențialitate și securitate.

Cum sunt stocate datele?

Datele tale sunt stocate în siguranță pe servere situate în UE; furnizorul nostru de hosting realizează copii de siguranță periodice.

Păstrăm datele contului tău cât timp contul este activ. Dacă soliciți ștergerea, datele tale personale vor fi șterse definitiv în 30 de zile, cu excepția cazurilor în care legea impune o perioadă mai lungă (de ex. pentru contabilitate sau revendicări legale).

Împuterniciți / procesatori terți

Folosim următoarele servicii terțe pentru a opera în siguranță anumite părți ale sistemului:

  • Google Firebase (notificări, crashlytics)
  • Google Analytics (statistici și utilizare)
  • Facebook (App Events / Pixel pentru insight-uri și reclame)
  • Netopia Payments – procesator de plăți online pentru tranzacțiile WooCommerce (vânzările proprii WEDA)
  • Stripe Payments Europe, Ltd. – procesare de plăți și decontare pentru vânzarea biletelor prin marketplace

Achiziția de bilete prin marketplace

Când cumperi un bilet la un eveniment listat de un organizator terț, vânzătorul este acel organizator, nu WEDA — vezi Articolul 6 din Termenii și Condițiile noastre. Acest lucru influențează modul în care sunt prelucrate datele tale.

Ce prelucrăm și în ce temei

  • Date de comandă și de bilet (nume, e-mail, telefon dacă este furnizat, eveniment, tip de bilet, preț, identificatorii comenzii și ai biletului, codul de acces, starea scanării și momentul intrării) — temei: executarea contractului, art. 6 alin. (1) lit. b) din GDPR, pentru emiterea și validarea biletului.
  • Date de plată — prelucrate exclusiv de Stripe. Primim doar referința tranzacției, starea acesteia, suma, moneda, precum și tipul cardului și ultimele patru cifre. Nu primim și nu stocăm niciodată numărul complet al cardului.
  • Date privind frauda și disputele (adresă IP, informații despre dispozitiv, evidența contestațiilor și a rambursărilor) — temei: interesul legitim, art. 6 alin. (1) lit. f) din GDPR, în prevenirea fraudei și soluționarea disputelor de plată.
  • Evidențe contabile și fiscale — temei: obligația legală, art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR.

Organizatorul este operator distinct și independent

Pentru ca organizatorul să își poată administra evenimentul, îi punem la dispoziție datele necesare în acest scop — de regulă numele, adresa de e-mail, tipul biletului și starea accesului. Din momentul primirii acestor date, organizatorul acționează în calitate de operator independent, nu de împuternicit al nostru, și răspunde pentru propriile prelucrări potrivit GDPR. Organizatorul are obligația contractuală de a-ți pune la dispoziție propria informare, conform art. 13 și 14 din GDPR, și de a indica datele de contact pentru exercitarea drepturilor.

Organizatorului îi este interzis prin contract să folosească datele tale în scopuri proprii de marketing fără un temei juridic distinct, cum ar fi consimțământul tău separat. Pentru exercitarea unui drept cu privire la datele deținute de organizator, adresează-te direct acestuia; la cerere, îți furnizăm datele sale de identificare și de contact.

Stripe

Plățile pentru biletele din marketplace sunt procesate de Stripe Payments Europe, Ltd., în modelul „direct charges”, ceea ce înseamnă că tranzacția se derulează pe contul Stripe al organizatorului, iar prețul biletului nu tranzitează conturile WEDA. Stripe acționează ca operator independent pentru scopurile proprii de prevenire a fraudei și de conformare cu reglementările, și ca împuternicit pentru procesarea tehnică a tranzacției.

Raportarea către autoritatea fiscală (DAC7)

În calitate de operator de platformă digitală, avem obligația de a raporta autorității fiscale din România (ANAF) datele de identificare și de venit privind organizatorii care vând prin platformă, în temeiul Directivei (UE) 2021/514 a Consiliului (DAC7), astfel cum a fost transpusă în legislația română. Această obligație privește organizatorii, nu cumpărătorii. Temei: obligația legală, art. 6 alin. (1) lit. c) din GDPR.

Cât timp păstrăm aceste date

  • Evidențele de comandă, bilet și contabile: 10 ani de la încheierea exercițiului financiar, potrivit Legii contabilității nr. 82/1991.
  • Jurnalele de acces și scanare: până la 12 luni după eveniment, pentru soluționarea disputelor.
  • Dovada acceptării termenilor — versiunea și amprenta criptografică a documentelor acceptate la finalizarea comenzii: aceeași perioadă ca și comanda la care se referă.
  • Evidențele de fraudă și contestații: până la 3 ani de la tranzacție.

Marketing

Putem trimite comunicări de marketing numai dacă îți exprimi acordul explicit (ex.: newslettere, oferte speciale). Partenerii pot include:

  • Organizatori de evenimente de dans și festivaluri asociate WEDA Events
  • Locații, promotori sau branduri care colaborează cu WEDA Events

Îți poți retrage consimțământul oricând din setările aplicației sau contactându-ne.

Drepturile tale privind protecția datelor

În temeiul GDPR, ai următoarele drepturi:

  • Dreptul de acces – poți solicita o copie a datelor tale
  • Dreptul la rectificare – corectarea datelor inexacte sau incomplete
  • Dreptul la ștergere – solicitarea ștergerii („dreptul de a fi uitat”)
  • Dreptul la restricționarea prelucrării – limitarea modului în care folosim datele
  • Dreptul de opoziție – te poți opune anumitor prelucrări (inclusiv marketing)
  • Dreptul la portabilitatea datelor – poți cere datele într-un format care poate fi citit automat

Îți poți exercita drepturile prin e-mail la: privacy@wedaevents.com. Răspundem în termen de 30 de zile.

Politicile de confidențialitate ale altor site-uri / linkuri externe

Aplicația poate include linkuri către site-uri terțe (pagini ale locațiilor, organizatorilor, partenerilor). Această politică se aplică doar WEDA Events. Te rugăm să consulți separat politicile de confidențialitate ale site-urilor externe.

Modificări ale Politicii de Confidențialitate & Cookie

Putem actualiza periodic această politică. Modificările vor fi publicate împreună cu noua dată „Ultima actualizare”. Utilizatorii pot fi notificați în aplicație sau prin e-mail.

Contact

Dacă ai întrebări sau solicitări privind datele tale sau această politică, contactează-ne la: privacy@wedaevents.com

Contactarea autorității de supraveghere

Dacă ești nemulțumit de modul în care îți gestionăm datele, poți contacta Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP):

www.dataprotection.ro, Bd. General Gheorghe Magheru 28–30, Sector 1, București, România.

Politica de Cookie-uri & Tracking

Când vizitezi WEDA Events, putem trimite cookie-uri sau tehnologii similare de urmărire către dispozitivul tău. Cookie-urile ne ajută să menținem sesiunile utilizatorilor, preferințele, analiticele și, dacă ai optat, tracking-ul pentru publicitate.

Un cookie este un fișier mic stocat în browser/dispozitiv. Poate fi de sesiune (se șterge la închiderea sesiunii) sau persistent (rămâne până la expirare sau ștergere).

Tipuri de cookie-uri & tracking utilizate

  • Cookie-uri strict necesare: necesare pentru autentificare, gestionarea sesiunii, securitate (ex. JWT, autentificare).
  • Cookie-uri de performanță / analitice: ex. Google Analytics pentru măsurarea utilizării, fluxului în aplicație, retenției etc.
  • Cookie-uri funcționale: preferințe precum oraș selectat, limbă, setări de membership.
  • Cookie-uri de publicitate / tracking: Facebook Pixel, retargeting, personalizare reclame.

Cookie-uri / servicii terțe

Preferințe & gestionarea cookie-urilor

Poți gestiona sau dezactiva cookie-urile din setările browserului sau preferințele dispozitivului. Dezactivarea anumitor cookie-uri poate afecta funcționalitatea site-ului sau a aplicației.

Pentru dispozitive mobile:

  • iOS: activează „Limit Ad Tracking” în setări
  • Android: activează „Opt out of Ads Personalization” în setările Google

Poți vizita și optout.aboutads.info pentru controlul personalizării reclamelor între servicii.

Actualizări

WEDA GLOBAL DEV SRL își rezervă dreptul de a modifica și actualiza în orice moment conținutul acestui site, fără notificare prealabilă. Utilizatorii sunt încurajați să verifice periodic termenii și condițiile aplicabile, publicate pe wedaevents.com, pentru a fi la curent cu eventualele modificări.